Belangenconflict bij een bestuurder: hoe werkt de procedure in het WVV?

Er is sprake van een belangenconflict wanneer het bestuursorgaan een beslissing moet nemen waarbij een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de vennootschap (art. 5:76 WVV). De betrokken bestuurder moet dat conflict dan melden, laten notuleren en mag niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming. Volg je de procedure niet, dan riskeer je de nietigheid van de beslissing en bestuurdersaansprakelijkheid. Hieronder lees je stap voor stap hoe de belangenconflictprocedure werkt.

Wat is een belangenconflict volgens het WVV?

Een belangenconflict ontstaat niet bij elke tegenstelling van mening, maar in een welbepaald geval: het bestuursorgaan moet een beslissing of verrichting nemen, en een bestuurder heeft daarbij een belang van vermogensrechtelijke aard — dus een financieel of patrimoniaal belang — dat strijdig is met het belang van de vennootschap. Dat belang kan rechtstreeks zijn (de vennootschap contracteert met de bestuurder zelf) of onrechtstreeks (de bestuurder heeft belangen in de tegenpartij, bijvoorbeeld via een ander bedrijf of via familie).

Een louter moreel, functioneel of politiek belang valt buiten de procedure: het moet gaan om een vermogensrechtelijk conflict.

Bron: art. 5:76 WVV.

Wat moet de bestuurder met een conflict doen?

Zodra een bestuurder vaststelt dat hij een tegenstrijdig belang heeft, gelden drie verplichtingen (art. 5:76 WVV):

1. Melden — hij brengt de andere bestuurders vóór de beslissing op de hoogte van zijn belangenconflict.
2. Notuleren — zijn verklaring én de toelichting bij de aard van het conflict worden opgenomen in de notulen van de vergadering. Zo blijft een schriftelijk spoor bestaan.
3. Niet deelnemen — de betrokken bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslaging over die beslissing. Gaat het om een collegiaal bestuursorgaan, dan mag hij evenmin meestemmen over het betrokken punt.

Deze drie stappen samen vormen de kern van de belangenconflictprocedure. Ze zorgen ervoor dat de andere bestuurders in alle transparantie en zonder beïnvloeding kunnen beslissen.

Bron: art. 5:76 WVV.

Wat als alle bestuurders een belangenconflict hebben?

Soms heeft niet één, maar iedere bestuurder een tegenstrijdig belang bij dezelfde beslissing. In dat geval kan het bestuursorgaan de beslissing niet zelf op geldige wijze nemen. De oplossing: de beslissing wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Keurt de algemene vergadering de beslissing goed, dan mag het bestuursorgaan ze uitvoeren (art. 5:76 WVV).

Ook wanneer er slechts één bestuurder is en die een belangenconflict heeft, legt hij de beslissing voor aan de algemene vergadering. Is die enige bestuurder tegelijk de enige aandeelhouder, dan mag hij de beslissing zelf nemen — er is dan immers geen ander belang dat beschermd moet worden.

Bron: art. 5:76 WVV.

Wanneer geldt de procedure niet?

De belangenconflictprocedure kent twee belangrijke uitzonderingen (art. 5:76 WVV):

• Gebruikelijke verrichtingen die plaatsvinden tegen normale markt- en zekerheidsvoorwaarden. Alledaagse, marktconforme transacties hoeven de zware procedure dus niet te doorlopen.
• Verrichtingen binnen een groep waar minstens 95% van de stemmen wordt gehouden. Binnen zo’n nauw verbonden groep speelt het beschermingsrisico veel minder.

Valt de beslissing buiten deze twee categorieën, dan moet de procedure wél volledig worden gevolgd. Twijfel je of een verrichting “gebruikelijk” en “marktconform” is, ga dan uit van het strengste scenario en volg de procedure — dat vermijdt latere betwistingen.

Bron: art. 5:76 WVV.

Wat is het risico bij niet-naleving?

Wordt de belangenconflictprocedure niet correct gevolgd, dan zijn er twee grote risico’s. Ten eerste kan de vennootschap de nietigheid van de betrokken beslissing vorderen wanneer de andere partij wist of moest weten dat de regels werden geschonden. Een beslissing die veel geld en tijd kostte, kan zo achteraf onderuitgehaald worden.

Ten tweede kan de bestuurder die zijn conflict verzweeg of toch deelnam aan de beslissing, persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de schade die de vennootschap daardoor lijdt. Dit sluit aan bij de algemene bestuurdersaansprakelijkheid: een bestuurder moet in het belang van de vennootschap handelen, en het miskennen van de belangenconflictregels is daar een duidelijke inbreuk op.

Bron: art. 5:76 WVV.

Wanneer schakel je best een advocaat in?

Laat je bijstaan door een advocaat ondernemingsrecht wanneer:

• je twijfelt of een concrete verrichting onder de belangenconflictprocedure valt;
• alle bestuurders een conflict hebben en de beslissing naar de algemene vergadering moet;
• een genomen beslissing wordt aangevochten wegens een niet-gemelde belangenconflict;
• je als bestuurder wordt aangesproken op je persoonlijke aansprakelijkheid;
• je de notulen en verklaringen juridisch waterdicht wil opstellen.

Zit je met een belangenconflict of een betwiste bestuursbeslissing? Beschrijf je situatie in enkele zinnen en laat je gratis en vrijblijvend matchen met een advocaat ondernemingsrecht in jouw buurt. → Beschrijf je zaak

---

Aan deze algemene informatie kunnen geen rechten worden ontleend; ze vervangt geen juridisch advies over jouw concrete dossier. Het contacteren van een advocaat via dit platform doet geen advocaat-cliëntrelatie ontstaan.