Wat is de eerste stap bij een onbetaalde factuur?

Begin met een vriendelijke betalingsherinnering. Helpt dat niet, stuur dan een formele ingebrekestelling, bij voorkeur per aangetekende brief, met een duidelijke vermelding van het openstaande bedrag, het factuurnummer en een redelijke betaaltermijn. Vermeld dat je verdere stappen zult zetten bij niet-betaling. Bewaar steeds een kopie en het bewijs van verzending.

Mag ik schadebeding en interesten aanrekenen?

Tegenover ondernemers gelden de regels rond betalingsachterstand bij handelstransacties, met onder meer interesten. Tegenover consumenten is het aanrekenen van kosten, interesten en schadebedingen strikter geregeld en aan wettelijke grenzen gebonden, onder meer wat betreft het bedrag en een eerste kosteloze herinnering. Laat je clausules nakijken zodat ze geldig en afdwingbaar zijn.

Wat is de IOS-procedure?

De IOS-procedure (invordering van onbetwiste geldschulden) is een buitengerechtelijke procedure tussen ondernemers, voor onbetwiste schulden. Ze verloopt via een gerechtsdeurwaarder en in samenwerking met een advocaat, zonder dat een rechter tussenkomt. Het is bedoeld om B2B-schulden sneller en eenvoudiger in te vorderen. Voor schulden tegenover consumenten geldt deze procedure niet.

Wanneer schakel ik een advocaat of deurwaarder in?

Wanneer een klant na herinnering en ingebrekestelling blijft weigeren te betalen, kan een advocaat of gerechtsdeurwaarder de druk verhogen en de invordering overnemen. Zij kunnen de IOS-procedure opstarten bij onbetwiste B2B-schulden of de zaak voor de rechtbank brengen. De keuze hangt af van het bedrag, of de schuld betwist wordt en je relatie met de klant.

Onbetaalde factuur invorderen: stappenplan voor ondernemers

Q: Wat als de klant de factuur betwist?

Is de schuld betwist, dan kan de IOS-procedure niet worden gebruikt en moet de invordering in principe via de rechtbank verlopen. De rechter beoordeelt dan of de factuur verschuldigd is. Zorg dat je je vordering goed onderbouwt met de overeenkomst, de bestelbon, de leverings- of prestatiebewijzen en de factuur zelf. Een advocaat kan je dossier sterker maken.

Blijft een klant je factuur onbetaald? Begin met een herinnering, gevolgd door een formele ingebrekestelling per aangetekende brief, en schakel daarna indien nodig een advocaat of gerechtsdeurwaarder in. Tussen ondernemers kun je onbetwiste schulden zelfs buitengerechtelijk invorderen via de IOS-procedure. Een gestructureerde aanpak vergroot je kans om snel betaald te worden.

In dit artikel lees je een concreet stappenplan om onbetaalde facturen in te vorderen, met aandacht voor de regels tegenover consumenten, de IOS-procedure en de rol van advocaat en deurwaarder.

Stap 1: stuur een herinnering

De eerste stap is vaak de eenvoudigste: een vriendelijke betalingsherinnering. Soms gaat een factuur gewoon verloren of wordt ze vergeten. Een korte herinnering per e-mail of brief, met het factuurnummer en het openstaande bedrag, lost veel situaties al op.

Blijft betaling uit, dan verhoog je de druk met een tweede, formelere herinnering waarin je een duidelijke uiterste betaaldatum vermeldt. Houd je communicatie professioneel: ook als je gefrustreerd bent, blijft een correcte toon belangrijk, zeker als je de klantenrelatie wilt bewaren.

Stap 2: verstuur een ingebrekestelling

Helpt de herinnering niet, dan volgt de ingebrekestelling. Dat is een formele aanmaning waarin je de klant officieel in gebreke stelt. Een goede ingebrekestelling bevat:

het factuurnummer en de factuurdatum;
het exacte openstaande bedrag;
een redelijke betaaltermijn;
de vermelding dat je verdere stappen zult zetten bij niet-betaling.

Stuur deze brief aangetekend, zodat je een bewijs van verzending hebt. Dat bewijs is belangrijk voor een eventuele latere procedure. Bewaar steeds een kopie van alles wat je verstuurt.

Stap 3: let op de regels rond kosten en interesten

Of en hoeveel kosten, interesten en schadebedingen je mag aanrekenen, hangt af van met wie je zaken doet.

Tegenover ondernemers (B2B): de regels rond betalingsachterstand bij handelstransacties laten doorgaans interesten en een schadevergoeding toe.
Tegenover consumenten (B2C): de regels zijn strikter. Er gelden wettelijke grenzen aan de bedragen, en er is onder meer voorzien in een eerste kosteloze herinnering en een wachttermijn voor je kosten mag aanrekenen.

Omdat deze regels technisch zijn en geregeld wijzigen, is het verstandig je algemene voorwaarden en clausules te laten nakijken door een advocaat. Zo zijn ze geldig en afdwingbaar wanneer het erop aankomt.

Stap 4: gebruik de IOS-procedure tussen ondernemers

Voor onbetwiste geldschulden tussen ondernemers bestaat een snelle, buitengerechtelijke weg: de IOS-procedure (invordering van onbetwiste geldschulden). De kenmerken:

ze geldt enkel voor B2B-schulden die niet betwist worden;
ze verloopt via een gerechtsdeurwaarder, in samenwerking met een advocaat;
er komt geen rechter aan te pas, wat tijd bespaart.

Deze procedure is bedoeld om openstaande facturen tussen ondernemingen efficiënter te innen. Let wel: voor schulden tegenover consumenten kan de IOS-procedure niet worden gebruikt, en evenmin wanneer de schuld wordt betwist.

Stap 5: schakel een advocaat of gerechtsdeurwaarder in

Blijft betaling uit, dan kan professionele hulp het verschil maken. Een advocaat of gerechtsdeurwaarder kan:

de invordering overnemen en de druk verhogen;
de IOS-procedure opstarten bij onbetwiste B2B-schulden;
de zaak voor de rechtbank brengen als dat nodig is.

Welke weg het meest aangewezen is, hangt af van het bedrag, of de schuld betwist wordt en je relatie met de klant. Vind je niet meteen de juiste persoon, dan helpt een gratis match je snel op weg.

Wat als de klant de factuur betwist?

Wordt de schuld betwist, dan verandert de aanpak. De IOS-procedure valt dan weg en de invordering verloopt in principe via de rechtbank. De rechter beoordeelt of de factuur verschuldigd is. Lees over dat verloop ons artikel over de gerechtelijke procedure.

In dat geval is een sterk onderbouwd dossier essentieel. Zorg dat je beschikt over:

de overeenkomst of de bestelbon;
bewijzen van levering of prestatie;
de factuur en je herinneringen;
het bewijs van je ingebrekestelling.

Hoe completer je dossier, hoe sterker je positie. Een advocaat kan je vordering juridisch onderbouwen en je voor de rechtbank vertegenwoordigen.

Kort samengevat

Onbetaalde facturen invorderen verloopt het best in stappen: herinnering, ingebrekestelling, en daarna de IOS-procedure (bij onbetwiste B2B-schulden) of een gerechtelijke invordering. Let goed op de strengere regels tegenover consumenten en bewaar al je bewijsstukken. Welke aanpak in jouw geval het beste werkt, hangt af van je concrete situatie; laat je dossier gerust nakijken of vraag een gratis match met een advocaat die je invordering kan opvolgen.