Wat is de eerste stap om een onbetaalde factuur in te vorderen?

Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Blijft betaling uit, dan volgt een aangetekende ingebrekestelling waarin je een duidelijke laatste termijn geeft en verwijst naar verwijlintresten en het schadebeding. Die brief is vaak de juridische voorwaarde om later kosten en intresten te kunnen vorderen.

Wat is het verschil tussen minnelijke en gerechtelijke invordering?

Bij minnelijke invordering probeer je betaling te bekomen zonder rechter, via herinneringen, een ingebrekestelling of een incassobureau. Bij gerechtelijke invordering komt er een titel aan te pas, via de IOS-procedure of een dagvaarding voor de rechtbank, zodat je desnoods met een gerechtsdeurwaarder kunt uitvoeren.

Wat is de IOS-procedure?

IOS staat voor Invordering van Onbetwiste Schulden. Het is een snelle procedure tussen ondernemingen voor schulden die niet betwist worden. Ze verloopt via een gerechtsdeurwaarder, op instructie van een advocaat, en zonder tussenkomst van de rechter. Wordt de schuld betwist, dan kan IOS niet en moet je dagvaarden.

Mag een incassobureau zomaar kosten aanrekenen bij een consument?

Sinds Boek XIX van het Wetboek van economisch recht gelden er strikte regels. De eerste herinnering aan een consument moet gratis zijn, en er geldt een wachttermijn voordat kosten en intresten mogen lopen. De bijkomende kosten zijn bovendien wettelijk geplafonneerd.

Wanneer schakel je voor een onbetaalde factuur best een advocaat in?

Een advocaat is aangewezen zodra de schuld betwist wordt, het om een groter bedrag gaat, of een minnelijke aanpak niets oplevert. De advocaat beoordeelt je dossier, start indien mogelijk de IOS-procedure of dagvaardt voor de rechtbank, en bewaakt de termijnen.

Onbetaalde facturen invorderen: je opties en de incassoprocedure

Een onbetaalde factuur invorderen begint altijd minnelijk: eerst een betalingsherinnering, daarna een aangetekende ingebrekestelling met verwijlintresten en een schadebeding. Levert dat niets op, dan ga je over naar een gerechtelijke invordering. Tussen ondernemingen kan dat via de snelle IOS-procedure bij een gerechtsdeurwaarder, zonder rechter. Bij betwisting of bij een consument loopt het via een dagvaarding voor de rechtbank. Voor consumentenschulden gelden sinds Boek XIX WER strengere regels rond herinneringen en kosten.

In dit artikel zie je de stappen op een rij: van de eerste herinnering tot de procedure voor de rechtbank, met de rol van een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder en een advocaat. Zoek je meteen hulp, bekijk dan de advocaten invordering in onze gids.

Wat zijn de eerste stappen bij een onbetaalde factuur?

Begin minnelijk en bouw je dossier op. De gangbare volgorde:

De betalingsherinnering. Een eerste, vriendelijke aanmaning met het openstaande bedrag, het factuurnummer en een nieuwe betaaltermijn. Vaak volstaat dit al.
De aangetekende ingebrekestelling. Blijft betaling uit, dan stuur je een formele ingebrekestelling per aangetekende brief. Je geeft een duidelijke laatste termijn en kondigt aan dat je verwijlintresten en een schadebeding aanrekent als betaling uitblijft.
Verwijlintresten en schadebeding. Staan die correct in je algemene voorwaarden of in de overeenkomst, dan kun je de wettelijke of overeengekomen intresten vorderen, plus een forfaitaire schadevergoeding voor je invorderingskosten.

Die aangetekende brief is meer dan een formaliteit. Hij bewijst dat je de tegenpartij in gebreke hebt gesteld en vormt vaak de juridische voorwaarde om later kosten en intresten te kunnen opeisen.

Minnelijke versus gerechtelijke invordering

Het is belangrijk om twee fases te onderscheiden.

Bij minnelijke invordering probeer je betaling te bekomen zonder dat er een rechter aan te pas komt. Dat omvat je eigen herinneringen, de ingebrekestelling, en eventueel het inschakelen van een derde zoals een incassobureau of een advocaat die een aanmaningsbrief stuurt. De druk neemt toe, maar je beschikt nog niet over een uitvoerbare titel.

Bij gerechtelijke invordering zorg je voor een titel waarmee je de schuld desnoods gedwongen kunt laten uitvoeren. Dat gebeurt via de IOS-procedure of via een dagvaarding voor de rechtbank. Met die titel kan een gerechtsdeurwaarder overgaan tot beslag.

De logische weg is eerst minnelijk proberen, en pas gerechtelijk optreden wanneer dat nodig blijkt. Dat houdt de kosten laag en de relatie met je klant zo lang mogelijk werkbaar.

Incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder?

Drie spelers worden vaak door elkaar gehaald. Hun rol verschilt sterk.

Het incassobureau doet enkel aan minnelijke invordering. Het stuurt herinneringen en belt, maar heeft geen enkele dwangbevoegdheid. Een incassobureau kan geen beslag leggen en geen procedure voor de rechtbank voeren.
De gerechtsdeurwaarder is een openbaar ambtenaar. Hij betekent akten, voert de IOS-procedure uit en legt beslag op basis van een uitvoerbare titel. Hij is dus onmisbaar in de uitvoeringsfase.
De advocaat beoordeelt je dossier juridisch, voert de minnelijke fase met gezag, start indien mogelijk de IOS-procedure en dagvaardt voor de rechtbank wanneer de schuld betwist wordt. Bij een groter of complex dossier is dit doorgaans de aangewezen partner.

Schakel je liever meteen een jurist in, vergelijk dan de advocaten invordering of laat je gratis matchen met een specialist in jouw buurt.

De IOS-procedure tussen ondernemingen

Gaat het om een onbetwiste schuld tussen twee ondernemingen (B2B), dan bestaat er een bijzonder snelle weg: de IOS-procedure, voluit de Invordering van Onbetwiste Schulden.

Het bijzondere is dat deze procedure niet via de rechter loopt. Op instructie van een advocaat start een gerechtsdeurwaarder de procedure. Hij betekent een aanmaning aan de schuldenaar, die binnen een wettelijke termijn kan betalen, een afbetaling vragen of de schuld betwisten. Reageert de schuldenaar niet en betwist hij niet, dan kan de deurwaarder na het verstrijken van de termijn een uitvoerbare titel laten opmaken.

De voorwaarden zijn duidelijk: het moet gaan om een geldschuld tussen ondernemingen die niet betwist is. Zodra de schuldenaar gegronde redenen tot betwisting aanvoert, valt IOS weg en moet je alsnog dagvaarden voor de rechtbank. Voor zuivere wanbetaling zonder discussie is het wel een snel en relatief goedkoop alternatief.

Nieuwe regels voor consumentenschulden (Boek XIX WER)

Vorder je een factuur in bij een consument, dan gelden sinds Boek XIX van het Wetboek van economisch recht strengere regels. Die beschermen particulieren tegen oplopende incassokosten.

De belangrijkste principes:

De eerste herinnering moet gratis zijn. Je mag bij een consument geen kosten aanrekenen voor de eerste aanmaning.
Er geldt een wachttermijn. Pas na het versturen van die kosteloze herinnering en het verstrijken van de wettelijke termijn mogen verwijlintresten en een schadebeding beginnen lopen.
De kosten zijn geplafonneerd. De forfaitaire vergoeding die je mag aanrekenen, is wettelijk begrensd in functie van het openstaande bedrag.

Deze regels gelden zowel voor de onderneming zelf als voor een incassobureau dat in haar opdracht optreedt. Reken je toch hogere of te vroege kosten aan, dan riskeer je dat die niet afdwingbaar zijn.

Wanneer dagvaarden voor de rechtbank?

Soms is een procedure voor de rechtbank onvermijdelijk. Dat is het geval wanneer:

de schuldenaar de factuur betwist, waardoor IOS niet kan;
het gaat om een consument, voor wie de IOS-procedure niet openstaat;
de minnelijke aanpak en de ingebrekestelling niets opleveren.

Met een dagvaarding leg je het geschil voor aan de bevoegde rechtbank, die over de betaling oordeelt. Krijg je gelijk, dan beschik je over een vonnis als uitvoerbare titel, waarmee de gerechtsdeurwaarder kan overgaan tot uitvoering. Een dagvaarding kost meer tijd en geld dan IOS, maar is de enige weg wanneer de schuld echt betwist wordt.

De rol van een advocaat

Een advocaat doet meer dan een brief sturen. Hij beoordeelt of je schuldvordering juridisch sterk staat, kiest de juiste procedure en bewaakt de termijnen, zodat je vordering niet verjaart. Hij start de IOS-procedure bij een gerechtsdeurwaarder of dagvaardt voor de rechtbank, en volgt de uitvoering op tot je je geld ziet.

Vooral bij betwiste of grotere dossiers verdient die begeleiding zichzelf terug. Wil je een invorderingsadvocaat die past bij je situatie? Vergelijk de specialisten in onze gids of laat je gratis en vrijblijvend matchen.